附件、附件说明和附注都是《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）规定的18个公文格式要素之一，名字里都带个“附”字，可以称其为“附氏三兄弟”。这“哥仨”在公文格式要素“18条好汉”中排名比较靠后，再加上他们都姓“附”，容易被忽视和混淆。本文对它们的用途、用法、编排及常见错误作逐一介绍。

一、附件

二、附件说明

（一）附件说明的作用

一是提示附件存在。附件原本就是正文的一部分，为了向受众提示这部分内容的存在，可以在正文相关内容处加括号注明“见附件”或“附后”，也可以紧接着正文标注附件说明，以防止附件被忽略。二是发挥附件目录作用。与在正文中加括号标注的做法不同，附件说明把所有“公文附件的顺序号和名称”标注在一起，使读者能够方便地看到公文有几个附件，以及每个附件的名称、顺序，以便于查阅，防止附件散乱、丢失。

（二）附件说明的编排规则及典型错情

《党政机关公文格式》国家标准规定：（1）如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。（2）如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。（3）附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。如下图。

实际工作中，附件说明编排方面的典型错情有以下5种。

1. 不编排附件说明。为了充分发挥附件说明的上述作用，只要公文有附件，就不能省略附件说明，也不能简单写“附件×份”。

2. 附件说明编排位置错误。

（1）《党政机关公文格式》国家标准规定附件说明编排在正文之下，能够使阅读者读完正文后紧接着就能看到附件的整体情况。

（2）在正文下空一行左空二字编排，能够使附件说明醒目突出、美观得体。

（3）编排在发文机关署名、印章和成文日期之上，能够更好地体现附件与正文的一体关系。实际工作中，有的在正文下一行直接编排附件说明，而没有空一行；也有的未左空二字而顶格编排附件说明；还有的编排在发文机关署名、印章和成文日期之下，这些都是错误的。

3. 附件顺序号标注不规范。附件顺序号应当使用阿拉伯数字标注。实际工作中，有的用汉字“一、二、三……”，或者用加括号的阿拉伯数字“（1）（2）（3）……”等标注，都是不规范的。此外，附件顺序号后面应当标注小圆点，而不能使用冒号、顿号、逗号等。

4. 附件名称后加标点符号。一些公文在附件名称后标注逗号、分号、句号等标点符号，或者把附件用书名号括起来，这些都是不规范的。

5. 附件名称回行对齐不规范。一些公文附件名称字数较多，回行后的首字没有与上一行附件名称的首字对齐（齐肩），而是顶格或者左空二字编排，是不规范的。

三、附注

（一）附注的作用

根据《条例》，附注是“公文印发传达范围等需要说明的事项”，常用于以下4种情况。

1. 说明公文的印发传达范围、方式和时限。公文的印发传达范围用于说明公文供什么范围的人员阅读或者向什么范围的人员传达，如“此件发至县团级”。印发传达范围是发文机关根据工作需要和安全保密要求确定的，受文机关不得擅自扩大或者缩小印发传达范围，确需改变的，需征得发文机关同意。此外，下行文的附注还可以用来说明印发传达的具体方式、时限等要求，如“×月×日前口头传达至乡科级以上干部”。

2. 标注公文的联系人和联系方式。如果一份公文没有标注联系人和联系方式，而受文机关又需要了解相关情况，往往就得花费很长时间、打多个电话才能问到发文机关真正掌握情况人员的联系方式，这是公文处理工作的常见“痛点”。而通过附注标注清楚联系人和联系方式，能够大大降低沟通成本，提高公文处理工作效率。特别是对于请示件，更应当标明联系人和联系方式。

3. 提示保密要求。这种附注主要用于避免公文的阅读者因不了解相关保密管理规定，无意中泄露文件信息的情况，发挥着重要的保密提示作用。如“此件属工作秘密，严禁通过互联网、手机、微信等传播使用和对外发布”。

4. 标注材料来源。这种附注多用于简报资料，如“根据×××提供材料整理”“摘自×年×月×日《×××报》”，等等。

需要注意的是，附注是对公文整体的说明，而不是对公文具体内容的解释和注释。对公文具体内容的解释和注释，可以通过在正文中加括注说明，或者加注释的方式实现。

（二）附注的编排规则及典型错情

《党政机关公文格式》国家标准规定：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。如下图。

实际工作中，附注编排方面的典型错情有以下两种。

1. 附注编排位置错误。

附注的编排位置需注意两点：

（1）附注编排在成文日期之下，而不像附件说明一样位于发文机关署名、印章和成文日期之上。

（2）附注需居左空二字编排。实际工作中发现，有的公文把附注编排在发文机关署名、印章和成文日期之上；有的在版记之上一行编排；还有的未左空二字而顶格编排或者右空二字编排，这些做法都是不规范的。

2. 附注的编排方法错误。

附注编排的方法需注意两点：

（1）附注的编排需要加圆括号。

（2）如果附注较长需回行时，回行后的首字应当顶格编排。

来源：“上海基层党建”微信公众号

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原标题：《【组工讲堂】公文格式要素“附氏三兄弟”的规范编排​》

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